9.4.2020

Monissa yrityksissä ollaan nyt uuden äärellä, kun tulevat kesätyöntekijät tuleekin perehdyttää tehtäväänsä etänä, verkon välityksellä. Kun tilanteen kestosta ei vielä ole tietoa, monet kesätyöntekijät myös aloittavat työssään etänä, olosuhteiden salliessa. Mitä etäperehdytyksessä tulisi huomioida, jotta lopputulos olisi paras mahdollinen? Kysyimme asiasta alan asiantuntijalta.

– Etänä perehdyttämisen avain on kohtaamisen tunne. Vaikka oltaisiin etänä ja perehdytettäisiin verkon yli, ihmiskontaktit ja vapaamuotoinen vuorovaikutus ovat olennaisia luomaan tunnetta, että olet uutena työntekijänä arvostettu ja kaivattu.

Näin tiivistää Ulla Vilkman, Timanttia Consulting Oy:n toimitusjohtaja ja etäjohtamisen sekä etätyön asiantuntija. Vilkman tietää mistä puhuu, sillä hän muun muassa sparraa ja kouluttaa esimiehiä sekä johtoryhmiä aiheen tiimoilta.

– Mikäli kesätyö sisältää etätyötä, on hyvä käydä nuoren kanssa läpi työelämän pelisääntöjä, ja tuoda esiin mitä työpäivä pitää sisällään ja mitä kesätyöntekijältä odotetaan. Nuorten työelämän valmiudet vaihtelevat suuresti, mikä työnantajan on hyvä huomioida. Nyt kun on tällainen poikkeustilanne, jonka kestosta ei ole tietoa, korostuu kesätyöntekijöiden valinnan kohdalla oma-aloitteisuus, aktiivisuus ja kyky toimia itsenäisesti, Vilkman pohtii.

Vältä informaatioähkyä

Vilkman uskoo, että etäperehdytys on mahdollista saada toimimaan alalla kuin alalla. Hän huomauttaa, ettei jokaisen tiimiläisen käytössä tarvitse olla välttämättä edes tietokonetta vaan älypuhelimella pääsee hyvin alkuun. Digitaalisen kohtaamisen saa puolestaan aivan uudelle tasolle käyttämällä videokameraa. Mikäli yrityksessä on käytössä toimiva perehdytysprosessi, kannustaa Vilkman pitämään siitä kiinni ja pohtimaan, mitä olisi helpoin toteuttaa etänä. Yhdelle päivälle ei myöskään tule ladata liikaa odotuksia.

– Perehdytys on prosessi, ei yksittäinen tapahtuma. Kun siirrytään perehdyttämään etänä, kannattaa tiedostaa, että aiheet ja materiaalit tulee jakaa useampaan osaan. Kaikkea tietoa ei kannata jakaa yhtenä päivänä, sillä verkon kautta tulee helposti informaatioähky, kun vuorovaikutus jää helposti vähemmälle, Vilkman toteaa.

Viesti tavoitteista

Entä miten työnantaja voi parantaa omia etäperehdytys käytäntöjään tai miten tilanteeseen kannattaa valmistautua etukäteen? Vilkman muistuttaa, että monia verkkokoulutuksia on helppo toteuttaa etänä.

– Organisaatiosta ja yrityksen tavoista toimia on helppo kertoa etänä. Olisi kuitenkin tärkeä tuoda organisaatio tutuksi syvemmällä tavalla, esitellä tulevat esimiehet ja kollegat, vaikka videomuodossa. Työnantajan tulee myös tehdä kesätyöntekijälle selväksi työn ammatilliset ja sosiaaliset tavoitteet. Tehtävät ja odotukset voi selventää esimerkiksi verkkokoulutustoteutuksena, webinaarina tai etäkoulutuksena. Mikäli kesätyöntekijöitä aloittaa useampia, ryhmäkeskusteluja kannattaa hyödyntää sen sijaan, että luetuttaa vain tekstejä tai näyttää videoita.

Sovella käytäntöjä- äläkä unohda palautteen merkitystä

Monia yrityksen käytäntöjä ei tarvitse unohtaa, vaan ne voi soveltaa tähän aikaan sopivaksi tai luoda kokonaan uusia perinteitä.

– Kesätyöntekijälle voi esimerkiksi nimetä mentorin tai kummin, joka on säännöllisesti yhteydessä aloittaneeseen työntekijään ja kyselee tämän kuulumisia. Tämä parantaa myös vapaamuotoista vuorovaikutusta ja madaltaa kynnystä kysyä. Jos yrityksessä on ollut tapana muistaa jollakin tapaa aloittavaa työntekijää, ei perinnettä tarvitse katkaista. Kesätyöntekijän voi toivottaa tervetulleeksi lähettämällä vaikka postitse etukäteen tervetuliaispaketin, tai esimerkiksi työturvallisuuteen liittyviä ohjeita, Vilkman vinkkaa.

Avoin vuorovaikutus kesätyöntekijän kanssa kannattaa myös mitä tulee palautteenantoon. Vilkman kannustaa kysymään nuorelta, kuinka paljon ja millaisista asioista hän kaipaa palautetta.

– Nuorille on yleisesti ottaen hyvin tärkeää saada palautetta tekemästä työstään. On tärkeää nostaa esiin työntekijän onnistumisia sekä edistymisaskeleita. Osa kuitenkin janoaa myös rakentavaa palautetta. Työn alkuvaiheessa voi hyvin selvittää vastavuoroisesti nuoren odotuksia työtä ja palautteenantoa kohtaan.

Yhteydenpito on jokaisen vastuulla

Samaan tapaan kuin kasvokkain työskennellessä, työkavereiden ja yhteisön merkitys on suuri aloittavalle työntekijälle. Kollegat auttavat paitsi työtapojen opettamisessa, myös antamalla tarvittavaa vertaistukea. Miten vuorovaikutusta ja tiimihenkeä voi kasvattaa verkossa?

– Heti kun videokamerat ovat päällä, ilmeet ja tunteet tulevat ihan eri tavalla läpi, kertoo Vilkman ja huomauttaa työyhteisön vastuusta, mitä tulee yhteydenpitoon.

– Kalenteriin kannattaa raivata aikaa, jotta kesätyöntekijä tai ryhmä aloittaneita saadaan esiteltyä tiimille. Tällä on olennainen merkitys luottamuksen ja yhteenkuuluvuuden rakentamisessa. Kesätyöntekijää ei saa jättää yksin selviytymään ja koko työyhteisöä on hyvä muistuttaa yhteydenpidon tärkeydestä. Etätyössä yhteydenpito on jokaisen työntekijän vastuulla, Vilkman muistuttaa.

 

Teksti: Riikka Hautala

Kuva: iStock