15.3.2022

Työelämää tunnusteleville nuorille rekrytointiprosessin viestinnän laadulla on suuri vaikutus hakijakokemuksen lisäksi myös heidän asenteisiinsa työnantajaa, työelämää ja itseään kohtaan. Kesäduunitutkimuksissa loistavia tuloksia kahminut Kojamo kertoo toimintatavoista, oivalluksista ja vinkeistä kesätöiden hakijaviestintään.

Vastuullinen kesäduuni -kampanjan organisoimassa Kesätyöhaastattelu ja viestintä -sparrauskoulutuksessa jaettiin hyviä käytänteitä kampanjassa mukana olevien työnantajakumppanien kesken. Kesätyönhakijat toivovat aktiivista viestintää rekrytoinneissa etenkin etenemisaikataulujen osalta (Vastuullinen Kesäduuni -tutkimus 2021). Kojamon HR Business Partnerit Noora Suojansalo ja Kati Tikkamäki avaavat, miten hakijaviestintä rakentuu heidän organisaatiossaan.

Vaikeiden Ei kiitos -viestien tärkeys

Suomen suurimmalle yksityiselle asuntosijoitusyhtiö Kojamolle kertyy vuosittain jopa muutama tuhat kesätyöhakemusta ja he rekrytoivat vuodessa noin 50 kesätyöntekijää hyvin erilaisiin tehtäviin. Noora Suojansalo muistuttaa, että hakemusten suuresta määrästä huolimatta on silti äärimmäisen tärkeää, että kaikki hakijat saavat vastauksen.

– Lähetämme jokaisen rekrytointiprosessin vaiheen jälkeen mahdollisimman pian nämä vaikeat, mutta hyvin tärkeät ei kiitos -viestit valintaperusteineen. Kasvotusten tai esimerkiksi Teamsin välityksellä haastatelluille ilmoitetaan valintapäätöksestä aina puhelimitse sähköpostin sijaan. Ajoittain meiltä pyydetään myös tarkempia henkilökohtaisia palautteenantoja kesätyöhakemuksiin liittyen. Näiden vastauksien koontia helpottamaan olemme luoneet mallipohjia erilaisiin tilanteisiin, jotka tyypillisesti toistuvat, vinkkaa Suojansalo.

Vastuullinen kesäduuni -sparrauskoulutuksessa muistutettiin myös, että ei kiitos -viestejä ei kannata lykätä. Päätöksestä on reilua ilmoittaa viipymättä, jotta kesätyönhakija ehtii panostamaan mahdollisiin muihin vireillä oleviin hakuihin.

Suunniteltu viestintä tukee positiivista fiilistä haun lopputuloksesta huolimatta

Kojamolla sovitaan rekryprosessin alkuvaiheessa sisäisestä vastuunjaosta ja aikataulutuksesta – kuka viestii ja milloin. Kun sisäinen paketti on hallussa, niin se luo edellytyksen viestiä hakijalle oikea-aikaisesti ja informatiivisesti. Hyvällä hakijaviestinnällä on kriittinen vaikutus onnistuneeseen hakijakokemukseen.

– Meillä esihenkilöt ovat avainasemassa rekrytoinneissa. HR puolestaan luo raamit prosessille aikataulujen osalta ja on sparrausapuna matkan varrella. Varmistamme mm. milloin tulee viimeistään tehdä päätökset ja viestiä hakijoille rekryn etenemisestä ja milloin meillä tulee olla työsopimukset allekirjoitettuina, jotta päästään etenemään perehdytysaikataulujen kanssa sovitusti. Sisäisen tiimin lisäksi hakijan tulee olla tietoinen prosessin aikataulusta ja seuraavista vaiheista, kertoo Suojansalo.

”Tunteita herättävät ääripääilmiöt  kantautuvat tarinoina eteenpäin

Hakijaviestintä vaikuttaa suoraan työnantajamielikuvaan. Etenkin tunteita herättävät ääripääilmiöt viestinnän laadussa, niin hyvässä kuin pahassa, kantautuvat helposti eteenpäin lähipiirille. Kati Tikkamäki kertoo, että Kojamon yhtenä viestinnän tavoitteena on tukea hakijan positiivista työnantajamielikuvaa.

Työelämää aloittelevat nuoret ovat hyvin haavoittuvassa asemassa ja on hyvä muistaa antaa heille kannustavaa palautetta etenkin vaiheessa, jolloin nuori vastaanottaa ei kiitos -päätöksen.

– On tärkeää pyrkiä välittämään valintaperustelut positiivisessa valossa. Mikäli hakija on edennyt haastatteluvaiheeseen ja ei kiitos -ilmoitus kerrotaan puhelimitse, niin pyrimme antamaan aina myös hyvää palautetta. Puhelu on paikka, jossa voi tarjota hyödyllisiä vinkkejä hakijalle, joka on antanut aikaansa yritykselle rekrytointiprosessissa. Nuorelle ei saa jäädä tunne siitä, että hän olisi ollut huono ja ei olisi siksi tullut valituksi, Tikkamäki painottaa.

Kojamolla kerätään palautetta kaikilta hakijoilta. Myös rekrytointiprosessin eri vaiheista kerätään arvokasta palautetta työn kehittämiseksi.

Oivalluksia viestinnän oikea-aikaisuudesta

Aktiivinen hakijaviestintä on ehdottoman tavoiteltavaa yrityksille, mutta on silti hyvä pohtia viestien ajoitusta, jotta viestit eivät lähde esimerkiksi ennen aikojaan.

– Jos rekrytointiprosessi tai valintapäätös viivästyy, on tärkeää viestiä ehdokkaille aikataulun muutoksista. Näin varmistetaan että kaikki tietävät missä mennään, neuvoo Tikkamäki.

– On myös hyvä miettiä harkiten mikä on oikea hetki ei-kiitos -viestien lähetykselle. Osa esihenkilöistämme käy hakemuksia läpi hyvin tehokkaassa aikataulussa sitä mukaa kun hakemuksia saapuu. Jos työnhakija saa ei-kiitos -viestin heti hakemuksen lähettämisen jälkeen, hänelle voi tulla olo, ettei hakemukseen ole kunnolla tutustuttu. On hyvä ajoittaa vastauksia myös tästäkin näkökulmasta.

Kirjallista sopimusta kirjoittaessa käydään huolellisesti läpi sopimuksen sisältö ja etuudet yhdessä kesätyöntekijän kanssa. Pian sopimuksen teon jälkeen kannattaa alkaa suunnittelemaan perehdytystä ja tehdä.

– Ennen töiden alkua lähetämme kesätyöntekijöille infopaketin, joka sisältää käytännön tietoa töiden aloitukseen liittyen. Lisäksi toimitamme aloittajille etukäteen materiaaleja, joiden avulla tulevaa kesätyötä voi fiilistellä jo ennen ensimmäistä työpäivää. Viime vuoden kesätyöntekijämme toteuttivat hyvin vapain käsin podcastin, joka annetaan tämän vuoden kesätyöntekijöille kuunneltavaksi. Lisäksi esihenkilöt totta kai suunnittelevat perehdytyksen. Ensimmäiset hetket yrityksessä antavat myös ensivaikutelman yrityskulttuurista, Tikkamäki toteaa.

 Kesäduunien hakijaviestinnän täyskymppi:

  1. Varmista ensin sisäinen aikataulu ja vastuunjako. Tämä on edellytys oikea-aikaiseen ja informatiiviseen hakijaviestintään
  2. Kaikkien hakijoiden tulee saada vastaus. Huolehdi, että rekrytoinnin etenemisen aikataulu on hakijoilla tiedossa.
  3. Älä lykkää ei kiitos -viestejä valintavaiheiden jälkeen ja muista antaa myös valintaperustee.
  4. Tee mallipohjia helpottamaan henkilökohtaisen palautteen annon koontia
  5. Pidä mielessä, että aktiivinen ja positiivinen viestintä vaikuttaa suoraan myös hakijakokemukseen ja työnantajamielikuvaan
  6. Kerro valintapäätökset aina vastuullisesti puhelimitse, kun hakijaa on haastateltu kasvotusten
  7. Anna positiivista palautetta ja mahdollisia vinkkejä haastatteluissa olleille ei valituille hakijoille
  8. Tee kirjallinen työsopimus viipymättä. Käy työsopimuksen sisältö ja mahdolliset etuudet huolellisesti läpi kesätyöntekijän kanssa
  9. Panosta kesätyöntekijän töiden aloitukseen liittyvään viestintään. Tämä kertoo myös yrityskulttuuristanne
  10. Kerää arvokasta palautetta kaikilta hakijoilta ja prosessin eri vaiheista

 

Teksti: Annika Lundmark
Kuva: Kojamo/VKD